Dez passos para o Home Office ideal

Praticidade. Otimização de custos. Ganhos em produtividade, tempo, qualidade de vida. E, mais do que nunca, segurança e proteção à saúde.

O Home Office, que se tornou uma instituição mundial com a Covid-19, ganhou os holofotes e já é cogitado por muitas empresas como um modelo a ser mantido mesmo no pós-pandemia, tamanhas as vantagens que traz para todos os envolvidos.

Mas para obter os benefícios do trabalho remoto, é preciso uma boa dose de conhecimento e aplicação das Melhores Práticas deste modelo. Caso contrário, o que poderia ser o formato de atuação ideal corre o risco de tornar-se um indesejável tiro no pé.

Para garantir que um projeto de Home Office funcione bem, listamos aqui os principais passos a seguir:

  1. Definição do projeto. É preciso contar com especialistas aptos a compreender os gaps do negócio, as soluções e adequações necessárias para que o Home Office atenda a suas demandas (e às de seus clientes), e, a partir disso, definir os recursos a serem adotados.
  2. Telefonia digital. Não dá para sequer pensar em Home Office sem ter uma estrutura completa, robusta e eficiente de comunicação. Para tanto, dispor de recursos de telefonia digital com ramais configurados em cada computador e aplicativos disponíveis no celular dos funcionários é o jeito certo de implantar um atendimento eficaz e profissional, que produza uma ótima impressão ao mercado e garanta alta qualidade também nas comunicações internas da empresa.
  1. VPN ou Nuvem. O acesso aos arquivos da companhia é outro aspecto importantíssimo no trabalho remoto. Ok, as pessoas estão trabalhando de fora da empresa, mas continuam precisando acessar documentos, papeis, informações importantes. E isso só pode ser feito com a máxima segurança às redes e aos dados – ainda mais em tempos de iminência da LGPD. Uma Rede Virtual Privada (VPN) ou estrutura de cloud computing seguras, geridas por um fornecedor com pleno know how no assunto, são as peças-chave deste item.
  2. Segurança. E por falar em dados seguros, também é prática das mais recomendáveis a instalação de antivírus profissional e firewall para proteção das informações, sistemas e redes. Tudo comandado por especialistas, com capacidade comprovada para selecionar, implantar e dar suporte a tais ferramentas, claro.
  1. E-mails Corporativos. Da configuração ao uso, os e-mails são um dos recursos mais utilizados no Home Office. Sendo assim, é indiscutível que precisam ser operados por um fornecedor especializado. Caso não sejam, a chance de haver falhas na comunicação interna e externa da empresa é grande, e, normalmente, por causa de problemas que poderiam ter sido evitados em uma gestão profissionalizada.
  1. Impressoras e dispositivos. Parece simples usar uma impressora, algum outro periférico, um celular, um tablet. E é mesmo! Mas, em se tratando de Home Office, se estes equipamentos são usados para o trabalho, precisam estar totalmente em linha com as boas práticas de segurança, produtividade e eficiência da empresa. Por isso, instalação e configuração destes aparelho, só por profissionais.
  1. Gestão profissional. Já batemos nesta tecla nos passos anteriores, mas agora estamos falando de uma gestão ampla, que compreenda todas as funções, funcionários e aspectos do Home Office. Isso inclui rastreabilidade do tempo de trabalho em cada atividade executada, acompanhamento em real time da evolução dos projetos, identificação de cumprimento de SLAs, entre outros quesitos que só quem tem expertise no tema será capaz de entregar.
  1. Decisões bem guiadas. Para os gestores, tomar decisões é um processo diário, mas complexo. E quando as equipes e atividades estão distribuídas, fica ainda mais difícil. Para facilitar este trabalho, tornando-o mais exato e certeiro, é importante contar com dashboards que apresentem os principais indicadores para cada área de negócio ou projeto. Isso garantirá que o gestor tenha à mão as informações de que precisa para tomar a melhor decisão a cada momento.
  1. Entregas em dia. Para toda empresa, a palavra pendência é, no mínimo, sinônimo de preocupação. Afinal, se não for cumprido a tempo, o que está pendente pode se tornar um problemão junto ao cliente. Para assegurar entregas no prazo correto, o gerenciamento de pendências é vital. Novamente, um fornecedor especializado é o mais indicado para este acompanhamento.
  1. Suporte. Para que tudo isso funcione de forma orquestrada, para que cada gap seja resolvido da melhor maneira e em tempo hábil, para que todos na empresa possam desempenhar suas funções da melhor forma, um suporte tecnológico de qualidade é fundamental. Com este background, ninguém precisará ficar parado por problema em hardware, software, telefonia, rede. Ninguém deixará de entregar por não saber lidar com um gap desta natureza. E ninguém ficará descontente porque deixou de ser atendido.

Seguindo estes dez passos, o sucesso do Home Office estará garantido. E, com ele, a obtenção de todas as vantagens que este modelo pode propiciar. Para chegar nisso, conte com o apoio de profissionais qualificados, certificados, de expertise comprovada por dezenas de clientes. Conte com a Constat!